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Cómo trabajan por dentro

Cuestionario previo a la auditoría · 36 preguntas · unos 10 minutos

Este cuestionario sirve para entender cómo funciona su negocio en el día a día: por dónde entran los clientes, quién hace cada cosa y con qué herramientas. Con sus respuestas preparo un informe con dónde se está yendo el tiempo y qué se puede automatizar, en orden de lo que más compensa.

Se contesta en unos 10 minutos. Contesta con tus palabras, como si me lo estuvieras contando por teléfono. No hace falta que sepas nada de tecnología.

Tres cosas antes de empezar

No contestes lo que no sepas. Escribe "no lo sé" y ya está. Es mejor un hueco sincero que un dato inventado: el informe marca lo que falta.
Los números aproximados valen. "Unas 30 llamadas a la semana" es suficiente. No busques nada en ningún sitio.
No me mandes datos de tus clientes. Ni listados, ni fichas, ni facturas, ni contraseñas, ni accesos a tus programas. Aquí solo hablamos de herramientas y procesos. Si me llega algo de eso, te lo devuelvo sin abrirlo.
Cada caja es una sola pregunta. Si ves dos preguntas seguidas con el mismo número (como P16 y P16b), son dos cajas distintas — contesta las dos, no hace falta meterlas en la misma.

Bloque 1 · El negocio

P1. Nombre del negocio

P2. A qué se dedican, en una frase

P3. Ciudad

P4. ¿Cuántas personas trabajan y qué hace cada una? Por ejemplo: "3: yo atiendo y hago presupuestos, mi socio produce, y una persona a media jornada en recepción".

P5. Horario de atención al público

P6. ¿A cuántos clientes atienden a la semana, más o menos?

Bloque 2 · Cómo les llegan los clientes

P7. ¿Por dónde los contactan? Ordénalo de más a menos Teléfono, WhatsApp, Instagram, formulario de la web, email, gente que entra por la puerta, otros.

P8. ¿Quién responde a esas llamadas y mensajes, y desde qué dispositivo? Por ejemplo: "la recepcionista, desde su móvil personal" o "un móvil de empresa que está en el mostrador".

P9. ¿Cuánto se tarda normalmente en contestar un mensaje?

P10. ¿Qué pasa con las llamadas y mensajes que llegan fuera de horario o cuando están ocupados atendiendo?

P10b. De esos, ¿saben más o menos cuántos se quedan sin contestar del todo? Vale "no lo sé" si de verdad no se lleva la cuenta.

P11. ¿Cuántas consultas de clientes nuevos entran a la semana, más o menos?

Bloque 3 · Agenda y citas

Si en su negocio no se trabaja con cita previa, salta este bloque entero y escribe "no trabajamos con cita".

P12. ¿Dónde apuntan las citas? Agenda de papel, Excel, Google Calendar, un programa concreto: dime cuál.

P13. ¿Quién las apunta, y desde dónde se puede consultar la agenda?

P14. ¿Puede el cliente reservar él solo por internet, sin llamar?

P15. ¿Cómo le recuerdan la cita al cliente? ¿Quién lo hace?

P15b. ¿Cuánto tiempo a la semana se le va a esa persona en recordar citas, aunque sea a ojo?

P16. ¿Cuántas citas se pierden porque el cliente no aparece o cancela a última hora, más o menos al mes?

P16b. ¿Cuánto factura de media una cita (una sola, no el mes completo)?

Bloque 4 · Presupuestos, cobro y facturación

P17. ¿Cómo preparan un presupuesto y cómo se lo hacen llegar al cliente?

P18. ¿Cuántos presupuestos mandan al mes, más o menos?

P18b. De esos, ¿cuántos acaban convirtiéndose en trabajo?

P19. ¿Cómo cobran? Efectivo, tarjeta, transferencia, pago por internet, financiación…

P20. ¿Quién hace las facturas y con qué programa?

P20b. ¿Cuánto tiempo al mes le lleva a esa persona, aunque sea a ojo?

P21. ¿Tienen impagos, o pagos pendientes que se les olvida reclamar?

Bloque 5 · Después de la venta

P22. Cuando un cliente termina, ¿qué pasa? ¿Vuelven a hablar con él?

P23. ¿Piden reviews? Si sí, ¿cómo?

P23b. ¿Cuántas reviews tienen ahora mismo y con qué nota, más o menos? Vale "no lo sé" o "no lo miro".

P24. ¿Sus clientes deberían volver cada cierto tiempo (revisión, mantenimiento, retoque, renovación)? ¿Cómo les avisan de que les toca?

P25. ¿Mandan alguna comunicación cada cierto tiempo (novedades, ofertas, recordatorios)? ¿Con qué herramienta?

Bloque 6 · Herramientas y datos

P26. Lista de programas y aplicaciones que pagan De cada uno: nombre, para qué lo usan y cuánto cuesta al mes, si lo sabes.

P27. ¿Dónde está la información de sus clientes? Un programa, un Excel, la agenda de papel, el móvil de alguien, varias cosas a la vez.

P28. ¿Hay copia de seguridad de eso?

P28b. Si la hay, ¿quién la hace y cada cuánto?

P29. ¿Quién tiene acceso a esa información? Y una pregunta incómoda: si mañana esa persona no viene, ¿el negocio puede seguir funcionando?

P30. ¿Qué números miran cada mes para saber si el negocio va bien?

Bloque 7 · Tiempo, IA y objetivos

P31. Las 3 tareas repetitivas que más tiempo les quitan De cada una, dime cuánto tiempo a la semana, aunque sea a ojo.

P32. ¿Cuánto cuesta más o menos una hora de trabajo de la persona que hace esas tareas? Con lo que cuesta a la empresa, aproximado. Si prefieres no decirlo, no pasa nada.

P33. ¿Han probado alguna herramienta de inteligencia artificial o de automatización? ¿Qué pasó?

P34. ¿Qué les preocuparía de usar inteligencia artificial con sus clientes?

P35. Si pudieras arreglar una sola cosa del día a día, ¿cuál sería?

P36. ¿Qué presupuesto tienes en mente para montarlo?

P36b. ¿Y para el mantenimiento mensual?

Cuando termines, pulsa "Enviar mis respuestas" arriba del todo — se guardan solas, no hace falta que copies ni mandes nada por tu cuenta.

Si algo se ha quedado a medias, envíalo igual: se trabaja con lo que haya y lo que falte quedará señalado como pendiente en el informe.

Gracias, respuestas recibidas

Ya está todo guardado. No hace falta que hagas nada más.